こんにちは、ファイマテクノロジーの土屋です。

論文翻訳「1paper」や研究DX「1spire」、税理士のミカタ月次監査自働化ソリューションなど、研究者や専門家向けのサービスを展開している弊社ですが、AIを活用した受託開発も行なっております。

生成AIは「ChatGPTみたいにいろんな質問に答えてくれるチャットボットや画像を作ってくれるAI？」と思われている方もいるかもと思っていますが、実はビジネスにおける業務自動化でも使われ始めています。

そこで、今回はおそらくどのような会社でも存在しているであろう受発注業務の自動化に取り組んでみたいと思います。
受発注業務は自動化したいけど、やっぱり業務プロセスが複雑だったり状況に応じた判断が必要だったりしてシステム化するのが難しいし、ルールも日々変わるので、システム化できても運用できない。というケースも多いと思います。

生成AIなら、その柔軟性と適応力、言語理解能力があるため、業務プロセスをプログラムとしてではなく、文章で書かれた業務マニュアルで自働化を実現できます。標準的な業務はAIが代替してくれるので、受発注担当者の業務負荷を軽減できると思います。

受発注業務自働化というテーマでやっていますが、この技術はさまざまな業種のデスクワークの業務アシスタントに応用できますので、受発注業務はあまり関係ない。という方もお読みいただけると嬉しいです。
生成AIで何ができるのか？ChatGPTのアプリを使うのと何が違うのか？生成AIで業務アシスタントを作るのと、従来の業務システムを作るのでは何が違うのか。チャットボットだけじゃない、生成AIの活用方法について、ご紹介できればと思っています。

業務効率化とAI技術の革新

近年、企業の業務効率化が重要な課題となっています。特に受発注業務は、多くの企業にとって重要でありながら、時間と労力を要する作業です。本記事では、最新の生成AI技術を活用して、この受発注業務を自動化する業務アシスタントの構築方法を紹介します。

生成AIを活用した受発注業務自動化アシスタントと従来の受発注業務自動化システムには、大まかに以下のような違いがあります：

項目	従来システム	生成AIシステム
柔軟性と適応力	予め定義されたルールやワークフローに基づいて動作。新しい状況や例外的なケースへの対応が難しい。	自然言語理解により、多様な入力や状況に柔軟に対応できる。ルールで網羅しきれないケースも処理可能。
自然言語処理能力	構造化されたデータや定型的な入力のみを処理。	自然言語での指示を理解し、図や表、非定型の文書も理解でき、適切に対応できる。
問題解決能力	プログラムされた範囲内でのみ問題解決が可能。	生成AIが思考し判断することができ、複雑な問題を解決できる。

生成AIを活用した受発注業務自動化アシスタントは、単なる自動化を超えて、より知的で適応力の高いシステムとなり、業務効率の大幅な向上と顧客満足度を改善を実現することができます。

生成AIを使用することで、受発注業務自動化アシスタントとして例えば以下のようなことが実現できます。

機能	説明
高度な自然言語対話	顧客からの複雑な問い合わせや要望を理解し、適切な回答や提案を生成できます。メール等における、言葉遣いなども、指示することができます。
状況に応じた柔軟な対応	定型的なケース以外でも、状況を分析し適切な対応を生成できます。例えば、特殊な注文条件や例外的な状況にも対応可能です。
複雑な意思決定の支援	在庫状況、価格、納期など複数の要因を考慮した最適な提案を生成できます。例えば価格を在庫状況に応じて変えたりするといったやり方、判断基準を文章で指示することができます。
マルチモーダル対応	テキストと表や画像を組み合わせて、依頼内容を理解することができます。
報連相	状況を判断し、業務プロセスにない要求に対して、上司に報連相し、不確かな対応を行わないといった判断ができます。
業務の標準化	業務プロセスを定義し自動化することで、一貫した高品質な顧客対応、業務オペレーションを提供できます。

業務自体は比較的定型業務で単純だが、異動や離職が多くて組織内での引き継ぎが多くて困る。マニュアルなどの文書を参照して、ある標準的な業務を行なっている。などのケースで特に効果があると思います。

どのような業務を想定しているか

今回は、メールにて受注依頼を受けて、社内システムに登録するといった業務を想定しています。今回の想定とはやや異なりますが、マニュアルなどの文書を参照して、ある標準的な業務を行なっている。顧客からの問い合わせ質問に回答するといった業務にも応用できると思います。

以下が今回想定した業務プロセスです。顧客からの製品に関する問い合わせに答えたり、在庫を確認したりといったプロセスも自働化できますが、今回はシンプルに「受注プロセス」のみに絞って自働化します。

■ 業務プロセス
・メールを顧客から受信する。発注に関するメールか現時点では不明。
・受信者（生成AI）がメールの内容を理解する。
・顧客からの発注メールであれば発注内容を理解し、発注内容をシステムに登録する。
・受信者（生成AI）が納期等を顧客にメールで返信する。

次回の記事で実装を行います

今回は生成AIの活用方法と業務想定についてご紹介しました。次は生成AIを使って、実際に受注業務自動化をFunctionCallingやReActで実装していきたいと思います。

ファイマテクノロジーでは、業務自動化についてリサーチやPoCを行っております。今すぐに生成AIを活用したシステム開発をしたい。という企業様以外でも、自社の業務への生成AIの活用や業務効率化の可能性を少しずつ検討を進めたいという企業様向けにAI活用の顧問も承っております。ぜひ気軽にご相談いただけますと幸いです。